○西粟倉村文書管理規程
昭和41年１月15日規程第１号
西粟倉村文書管理規程
（目的）
第１条 この規程は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ、適正な実施を図ることを目的とする。
（定義）
第２条 この規程における用語の意義は、それぞれ次の各号に定めるところによる。
(１) 「文書」とは、次の各号に規定するものであって西粟倉村の職員が職務上作成又は取得し、組織的に用いるものとして西粟倉村が保有しているものをいう。
ア 業務システムに保存された電磁的記録若しくは業務システムの処理に供されている電磁的記録
イ 西粟倉村が保有若しくは管理運用する電子計算機又は磁電的記録媒体に記録されている電磁的記録
ウ 紙その他の物理的媒体に人が知覚できる状態で記録された資料
(２) 「歴史的公文書」とは、第53条第１項又は第２項に規定する指定を受けた文書をいう。
(３) 「業務システム」とは、文書の収受、回覧を電子機器内で一元的に行うもので、第４条に定める帳票、文書情報について、電磁的記録として一元的に管理するものをいう。
(４) 「電磁的記録」とは、電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作成される記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(５) 「電子ファイル」とは、第１号に規定する文書のうち、電磁的記録によるもの（電子化されたものを含む。）をいう。
(６) 「電子化」とは、紙等の物理的媒体に人が知覚できるよう表示された文書を、読取装置（以下、「スキャナ」という。）により読み取って電磁的記録を作成することをいう。ただし、当該電磁的記録は、これを電子計算機によって処理することにより、元の文書と同等の内容を知覚できるようモニタ等の出力装置に出力できるものでなければならない。なお、スキャナにより読み取る場合の解像度は300ｄｐｉを原則とし、多色刷りについては、色づけの意味、見読性等を勘案し、多色での保存の必要性が乏しい場合は、白黒又はグレースケールで読み込むこととし、真に必要な場合のみ、多色刷りとする。
（文書取扱の責任区分）
第３条 文書取扱の責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。
(１) 受領、接受、配布、保存及び廃棄 総務企画課
(２) 受領、接受、発送、起案、回議、浄書、照合、整理、保管、編集及び引継 主管課
（帳票）
第４条 総務企画課には、次の電磁的記録又は帳票を備えなければならない。
(１) 文書受附簿
(２) 文書発送簿
(３) 各種証明受附交付簿
２ 各課に備付けるべき電磁的記録又は帳票は、下記のとおりとする。
(１) 文書受附簿
(２) 文書発送簿
(３) 各事務に法で定められた文書
(４) その他必要となる帳票
（閲覧）
第５条 文書は、公務のほか主管課長の許可を得ないで他人に謄写若しくは閲覧せしめ、又はその謄本を与えてはならない。
（文書の格納）
第６条 重要文書は、非常持出しの表示ある適当な容器に格納しなければならない。
（総務企画課長の職責）
第７条 総務企画課長は、文書統括責任者として、次に掲げる事務を所掌する。
(１) 文書事務の指導及び改善
(２) 完結文書の保存及び廃棄の指導及び調整
（文書管理責任者）
第８条 課長は、文書管理責任者として、各課の文書事務に関する一切の責任を負う。
（文書主任）
第９条 文書事務を適正かつ迅速に行うため、各課に文書主任を置く。
２ 文書主任は、次に掲げる事務を指揮する。
(１) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(２) 文書処理の促進に関すること。
(３) 文書事務の指導に関すること。
(４) 文書の整理、保管及び保存に関すること。
(５) 文書の廃棄に関すること。
(６) その他文書事務に関し必要なこと。
３ 文書主任は、村長が任命する。
（文書の受領及び配布）
第10条 村に到達した文書は、総務企画課（出先機関にあっては、各機関の文書取扱者）において受領する。ただし、各課に直接到達したものは、当該課において受領し、収受することができる。
２ 文書及び物品は、受領した日に配布するものとする。
３ 親展文書、書留、配達証明、内容証明及び特別送達簿の取扱いをされたもの並びに電報（以下「特殊文書」という。）は、総務企画課において受領し、直接名宛人に配布する。
４ 当直員が受領した文書等は、日直又は宿直の任務が終了した時に、総務企画課長に引き継ぐ。
（総務企画課における文書の収受）
第11条 村長及び副村長宛親展文書は、総務企画課において受領し、主管課に配布する。
２ 村長、副村長及び村宛文書は、総務企画課において開封し、業務システムに登録し、次の各号に定めるところにより処理する。
(１) 書留、権利得喪関係及び現金等添付文書は、文書の余白に到達時刻及び金額を記載し、特殊文書受附名簿へ所要事項を記入した上、主管課に配布する。
(２) 異議申立等収受の日が権利の得喪又は変更に係る文書については、文書の余白に収受の時刻を記載し、封皮を添付して主管課に配布する。
(３) 前２号以外の文書は、主管課に配布し、所定の手続によるものとする。
（各課における文書の収受）
第12条 各課に配布された文書（主管課に直接到達した文書を含む。）の収受は、次に定めるところにより行う。
(１) 各課は、特殊文書（親展文書、配達証明、内容証明及び特別送達等の取扱をされたもの並びに電報をいう。）文書を記号、番号、収受日とともに業務システムに登録する。ただし、軽易な文書については、文書受附件名簿の記入を省略することができる。
(２) 要起案文書及び保存年限が１年を超える文書は、事務担当者へ引き渡す。ただし、権利得喪関係文書は到達日時を、現金等が添付されている文書は金額を、文書の余白に記載し、事務担当者に引き渡すものとする。
（関連文書の取扱）
第13条 複数の課に関連する文書は、総務企画課長が最も関連が深いと認める課に配布する。
（配布文書の返付）
第14条 主管課長は、配布を受けた文書のうち、その所管でないものがある場合は、速やかに総務企画課に返却しなければならない。
（送料未納等の文書の取扱）
第15条 郵便料金の未納又は不足の文書は、官公署の発信に係わるもの又はその他総務企画課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。
（文書の処理）
第16条 各課の主管に係る文書は、課長が査閲し、処理の要旨を指示して課員に交付する。この場合、特に重要と認める処理については、課長は予め上司の指示を受けなければならない。
（回議）
第17条 文書の起案は、業務システムによることを原則とし、法令によるもの、電子化が不可能なもの等、やむを得ない場合においてのみ回議用紙を用うるものとする。
（回議書の記載上の注意）
第18条 回議書には必要により、本文の前に起案の理由を簡明に記述し、関係法規その他参考となるべき事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付しなければならない。
（決裁文書）
第19条 村長又は副村長の決裁を要する文書が決裁となったときは、原議に決裁年月日を記入しこれを速やかに主管課に返付しなければならない。
２ 課長の専決に属する文書が決裁になったときは、その主務課において原議に決裁年月日を記入しなければならない。
第20条 回議にして決裁の主旨が当初の立案と異なったときは、施行前に主務課長は、関係課長へその旨を通知しなければならない。
（合議）
第21条 他課の主管事務に関係ある回議は、その関係ある課に合議しなければならない。
２ 合議された案件に対して異議のある時は、書面又は口頭をもって協議し、その概要を回議書に追記する。
３ 前項の協議が整わないときは上司の裁断を受けるものとし、その経緯及び結果の概要を回議書に追記するものとする。
（法令審査）
第22条 条例議案、規則案その他法令に関する文書の回議は、関係課の合議を経て総務企画課において審査を受けなければならない。
（文書番号）
第23条 文書（秘密文書を除く。）は、記号を付し、その番号は毎年度４月１日に更新する。
（電話等による聞取）
第24条 各課において電話又は口頭で受理した事件は、聞取書に記載し、他課に属するものは、直接主務課長に回送することができる。
（文書の管理）
第25条 文書は、１件ごとに起案から完結に至るまで一括して管理するものとする。
２ 契約書は、施錠可能な耐火庫等に保管することとする。ただし、次の各号に掲げるものについてはこの限りではない。
(１) 契約期間が年度内に終了するもの
(２) 補助事業等の規定により、当該事業の文書とともに保管する必要があるもの
(３) 消耗品の調達にかかる契約書等軽易なもの
(４) 前３号に規定する文書に準じて取扱うことが相当と認められるもの
(５) 電磁的記録方法により、契約したもの
３ 前項の規定により契約書を耐火庫等に保管する場合は、当該契約書にかかる起案文書の適宜の場所に契約書原本の保管場所を追記することとする。
４ 第２項の規定により耐火庫等に保管した契約書は、その契約が終了したときに完結したものとみなし、その翌年度から５年間保存することとする。なお、この場合は該当する契約書を年度ごとにまとめ、当該耐火庫その他適宜の場所に廃棄年度別に整理して保存することとする。
（文書施行の方法及び表示）
第26条 決裁済の文書の施行は、概ね次の種別によるものとし、回議書の所定欄にその旨を当該各号に定めるところにより、朱書及び押印しなければならない。
(１) 郵送による場合「親展」、「速達」等
(２) 使送による場合「使送」
(３) 電報による場合「電報」
(４) 電話による場合「電話」
（記号、番号、日附の整理）
第27条 決裁済の文書は、次の要領により直ちに記号、番号、日附の整理をしなければならない。
(１) 条例、規則、訓令及び告示、公告の記号、番号は、各々の番号簿により整理すること。
(２) 課又は課長決裁のものは主務課において文書整理により、その他のものは総務企画課において文件名簿により整理すること。
(３) 前号の規定にかかわらず、電磁的記録により保存された文書は、総務企画課において保存すること。
（浄書及び校合）
第28条 決裁済の文書で浄書を要するものは、原則として主務課において浄書するものとする。
（公印及び電子署名の使用）
２ 前項の規定に関わらず、次の各号に掲げるもの以外の文書については、公印の押印を省略することができる。
(１) 法令等により公印を押印することとされている文書
(２) 村又は相手方の権利義務又は法的地位に影響を及ぼす文書
(３) 事実証明に関する文書その他特に信用力を付与する必要のある文書
(４) 前３号に掲げるもののほか、特に公印押印が必要と認められる文書
３ 第１項の規定に関わらず、地方公共団体組織認証基盤（ＬＧＰＫＩ）により発行された本村の職責証明書による電子署名が付与された文書については、当該電子署名をもって、公印押印に代えることができる。電子署名及び認証業務に関する法律（平成12年法律第102号）第３条の推定がなされると認められる電子署名が付与された文書についても同様とする。
４ 前項における電子署名の付与手続は、
村公印規程の公印押印手続に準じて行うものとする。
５ 第３項に規定する文書は、電磁的記録方法により保管しなければならない。この場合において、当該電磁的記録情報は、その文書が改ざんされていないこと及び適切な者による電子署名が付与されていることを検証できる状態にしておかなければならない。
６ 第３項の文書について、当該文書への印影その他の認証紋の表示は任意とする。ただし、認証紋を表示する場合は、本村以外の者がその文書を作成したと誤認されるおそれのある紋様を使用してはならない。
（発送の手続）
第30条 郵便による発送文書は、特定のものを除くほか、すべて退庁時限１時間前までに総務企画課に回付しなければならない。ただし、急を要する場合はこの限りでない。
２ 郵便及び電報による文書は、郵便、電報発送簿に記載して発送しなければならない。
３ 書留による文書の発送は、受領票を発送簿に添付しておかなければならない。
（文書の保存年限）
第31条 文書の保存年限は、法令及び他の規則等に定めのあるものを除き、次の６種とする。
(１) 第１種 永年
(２) 第２種 30年
(３) 第３種 10年
(４) 第４種 ５年
(５) 第５種 ３年
(６) 第６種 １年
２ 文書の保存年限は、当該文書が完結した翌年度から起算する。なお、半期単位で起算することもできる。
３ 第１項の保存年限は
別表１を基準として定めるものとする。
４ 前項の基準について、
別表１の第１種１．又は５．を適用する場合は、原則として第２種に分類するものとする。第１種への分類については、第２種に分類された文書の保存期間満了時に再度当該文書の内容を検討し、特に永年保存を要すると認められる文書のみを第１種分類へ変更し、以後、永年保存する取扱とする。ただし、文書発生時に明らかに永久保存を要すると認められる文書についてはこの限りではない。なお、保存期間満了時の内容再検討のときは、対象となった文書フォルダ内の全ての文書を点検し、永年保存を要すると認めれる文書以外の文書は廃棄しなければならない。
５ 第１項の規定に関わらず、第１項第６号に該当する文書のうち次の各号に掲げる文書については、当該文書の発生年度末に廃棄することができる。
(１) 一般に公開若しくは公布されている文書であって、容易に入手することができると認められるもの
(２) 他の文書の複製であるもの
(３) その他、軽微な内容の文書であって、１年間保存する必要がないと認められるもの
６ 第１項の規定に関わらず、次の各号の文書については、文書の対象である計画、施設、構造物、備品及び物品が現存又は現に有効な状態である場合は現年扱いとする。この場合、文書の態様が事務室での保管にそぐわないときは、書庫等事務室以外の場所に保管することができる。なお、この場合は、当該文書を保管すべき事務室内の文書キャビネットの位置に、当該文書の保管場所を記載した書面を保管しなければならない。
(１) 事業計画等の計画書
(２) 建物、道路、水道等現に供用する村の財産に関する工事完成図書
(３) 村の財産等の情報を記載した台帳
(４) 現に運用する情報通信システム及び業務を電磁的に処理するシステムに関する完成図書及びマニュアル
(５) 前４号に掲げる文書に準じて取扱うことが相当と認められる文書
７ 前項の文書については、文書の対象計画の終了、対象制度の廃止、対象物の滅失又は供用廃止のときに当該文書が完結したものとみなし、その翌年度から当該文書の保存期間を起算することとする。
（常用文書）
第32条 主管課長は、年度が更新されても使用頻度が高い文書を常用文書に指定することができる。
２ 常用文書に指定することができる文書は、次に掲げるものとする。
(１) 通年文書
(２) 台帳、名簿等の使用頻度の高い簿冊
（文書の整理）
第33条 文書の整理は、村統一の文書フォルダにより行う。
２ 前項に規定する文書フォルダには、次の各号に掲げる事項をフォルダ上部の所定の位置に記載しなければならない。
(１) 完結年度。ただし、年度内に完結せず、次年度に引継ぐ文書、又は台帳・マニュアル等継続的に使用するため常に現年文書として扱うべき文書については本号の記載を要さない。
(２) フォルダタイトル
(３) フォルダサブタイトル。ただし、前号の記載事項のみで当該文書の属する課に存する他の文書フォルダと識別できるときは本号の記載を省略することができる。
(４) 保存年限
３ 第１項に規定する文書フォルダにはお互いに関連する文書を保管するものとし、前項第２号に規定するフォルダタイトル及び前項第３号に規定するフォルダサブタイトルは当該フォルダに保存されている文書が推測できるように作成するものとする。
（文書分類）
第34条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、次の各号のとおり、ガイド区分を設定して分類するものとする。
(１) お互いに関連する文書フォルダを数冊ないし十数冊まとめて第２ガイドを設定する。
(２) お互いに関連する第２ガイドを数個まとめて第１ガイドを設定する。
２ 前項に掲げるガイドは次の各号の基準に従って、執務室内に保管する際の順序を定めるものとする。
(１) 総論的な文書を先に、各論的な文書を後に配置する。
(２) 業務の流れに従って上流側の文書を先に、下流側の文書を後に配置する。
(３) 時系列に従って、先に生じた文書を先に、後に生じた文書を後に配置する。
３ 前条に定める文書フォルダ及び第１項に定めるガイドは次の各号によりそのタイトル部分を色づけして区分しなければならない。
(１) 文書フォルダ及びガイドの色区分は第２ガイドごとに設定する。
(２) 前号の色区分は年度当初に定めた暫定的な第２ガイドの順序に従い、白、赤、青、黄、緑の５色を配色するものとする。
(３) 年度の途中で第２ガイドを挿入する必要が生じた場合は、追加するガイドの前のガイドの色を基準として、前号の色順序の３個先の色を設定する。ただし、複数の第２ガイドを挿入する場合はこれによらず、挿入後の第２ガイド相互の色がお互いに同色にならないよう適宜調整して設定するものとする。
(４) 同じ第２ガイドに属する文書フォルダの色は当該第２ガイドと同じ色に設定する。
(５) 第１ガイドの色はそれに属する第２ガイドのうち、最も先に配置すべき第２ガイドと同じ色に設定する。
（ファイル基準表）
第35条 文書分類内容及び作成された文書を正確に把握し、また迅速に検索できるよう年度ごとに第１ガイド、第２ガイド、文書フォルダ名等を整理したファイル基準表を作成しなければならない。
２ ファイル基準表は、新しい文書フォルダの作成、ガイドの作成、既存フォルダの修正、既存ガイドの修正等その記載事項に変更が生じた際は、速やかに該当箇所の修正を行い、実際の文書と基準表に差異が生じることのないよう管理するものとする。
（文書の保管）
第36条 文書の保管は、各課において文書主任のもと行う。
２ 保管の対象となる文書は、未完結文書、現年度文書、前年度文書及び常用文書の４種とする。
（文書の移替え）
第37条 文書の移替えは、保管期間の終了した文書のうち、３年、５年、10年、30年及び永年保存の文書を対象に、保存書庫に収納することにより行う。
２ 文書の移替えは、次に掲げる方法により行う。
(１) 担当職員は保存対象の文書フォルダを選定し、その一覧表を作成して、文書主任に提出しなければならない。
(２) 文書主任は担当職員とともに前号に掲げる一覧表と対象となる文書フォルダの内容を確認するとともに、所属課の保存文書一覧表をとりまとめて主管課長の確認を受けなければならない。課長の確認を受けた一覧表は所属課で原本を保管し、写しを総務企画課へ提出しなければならない。
(３) 文書主任は、移替え日を各課の文書主任と協議し決定する。
(４) 各主管課は、保存対象文書フォルダをその保存年限の別により各々保存箱へ収納し、書庫内の総務企画課の指定する場所へ移動する。なお、その際は保存箱に識別符号を付すとともに、収納した文書フォルダの一覧表を貼付しなければならない。
(５) 総務企画課は、保存対象文書フォルダの移替えを確認し、第２号に掲げる保存文書一覧表に確認年月日を記載しなければならない。
（文書の保存）
第38条 移替えた文書は、それぞれの文書の保存年限にしたがって、保存期間が満了するまで業務システム又は保存書庫で保存する。
２ 保存文書を利用する場合は、総務企画課の定めた方法にしたがい、文書貸出カードに所要事項を記入の上行うものとする。
３ 永年保存文書を庁外に持ち出す場合は、書面により文書統轄責任者の承認を受けなければならない。
４ 総務企画課の文書主任は前項の承認を記録し、５年間保存しなければならない。なお、その記録は電磁的記録によることができる。
（保存文書の閲覧）
第39条 書庫に収蔵した文書（以下「保存文書」という。）は、総務企画課長の承認を得なければ閲覧することができない。
（保存文書の転貸及び持出の禁止）
第40条 閲覧中の保存文書は、転貸し、又は庁外に持出してはならない。ただし、総務企画課長の承認を得たときはこの限りでない。
（保存文書の閲覧及び謄写の禁止）
第41条 保存文書は、庁員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、村長の許可を得たときはこの限りでない。
（文書の廃棄）
第42条 文書の廃棄は、毎年11月末日までに、次に掲げる方法により行うものとする。
(１) 担当職員は、廃棄対象文書フォルダを選定し、その一覧表を文書主任に提出する。
(２) 文書主任は、前号に規定する一覧表をとりまとめて所属課の廃棄対象文書一覧表を作成し、対象文書フォルダの内容を確認するとともに、課長の承認を受けなければならない。廃棄対象文書一覧表は原本を各課で保管し、写しを総務企画課へ提出する。
(３) 文書主任は、廃棄実施日を他課の文書主任と協議し決定する。
(４) 各主管課は、廃棄作業を実施し、主管課長は廃棄文書を確認し、該当するファイル基準表に廃棄年月日を記入する。
２ 前項第２号において、保存期間の延長が必要な文書フォルダが生じた場合は、総務企画課長は主管課長と協議のうえ、新たな保存年限を定めるとともに、当該文書フォルダを保存すべき新たな保存箱を指定しなければならない。
３ 前項の場合において、総務企画課の文書主任は対象文書フォルダが記載されたファイル基準表に次の各号に掲げる事項を追記し、当該文書フォルダのラベルに記載した保存年限を修正するとともに、当該フォルダを収納することとなる保存箱へ貼付した収納文書一覧表を修正しなければならない。
(１) 当該文書フォルダの保存年限を延長する旨
(２) 新たに定めた保存年限
(３) 変更後の廃棄予定年度
(４) 新たに収納される保存箱の識別符号
４ 文書が電磁的記録により保存された場合は、これを正本とし、元の紙文書は１年未満の保存年限を設定し、期限後、廃棄することができる。ただし、国・県等、関係機関により、紙による保管を求められた場合については、この限りでない。
（検査）
第43条 総務企画課長は、書庫の保管状況を常に検査しなければならない。
（火気の使用禁止）
第44条 何人も、書庫内で喫煙し、又は火気を使用してはならない。
（歴史的公文書）
第45条 村長は、第39条第１項第１号の文書のうち、特に特に歴史的価値の高いものであって、現用の行政文書としての利用を廃止し、別途歴史資料として保存を要すべきものについて、歴史的公文書に指定することができる。
２ 村長は、第39条第１項第２号ないし第６号の文書について、その保存年限を満了する前若しくは保存期間の満了後に前項と同様の取扱をすべきと認める場合は、その文書を歴史的公文書に指定することができる。
３ 前２項の指定を受けた文書は、本条の規定を除き、本規程を適用しない。
４ 歴史的公文書の取扱機関は次の各号のいずれかとする。
(１) 西粟倉村（村の設置する行政委員会を含む。）
(２) 西粟倉村議会事務局
(３) 国及びその附属機関
(４) 他の地方公共団体及びその附属機関
(５) 大学（学校教育法（昭和22年法律第26号）第83条に規定する大学をいう。）及びその附属機関
(６) その他村長が適当と認める機関
５ 歴史的公文書の取扱方法は次の各号の別により、それぞれ各号の定めるところによる。
(１) 前項第１号の場合 村長（村の設置する行政委員会の場合はその長）が別に定める。
(２) 前項第２号の場合 西粟倉村議会の定めるところによる。
(３) 前項第３号ないし第６号の場合 当該歴史的公文書を取扱う機関の定めるところによる。
６ 第４項第３号ないし第６号の場合は、村長は当該機関に対象とする歴史的公文書を寄託することとする。
７ 村長は、特に必要と認める場合、歴史的公文書を第４項第３号ないし第６号の機関に寄贈することができる。
（その他）
第46条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、村長が別に定める。
附 則
この規程は、昭和41年１月15日から施行する。
附 則（平成８年12月20日規程第１号）
この規程は、公布の日から施行する。
附 則（平成12年12月５日規程第２号）
この規程は、公布の日から施行する。
附 則（平成13年４月１日規程第３号）
この規程は、公布の日から施行し、平成13年４月１日から適用する。
附 則（平成14年４月１日規程第１号）
この規程は、公布の日から施行し、平成13年４月１日から適用する。
附 則（平成14年４月１日規程第３号）
この規程は、平成14年４月１日から施行する。
附 則（令和３年10月15日規程第５号）
この規程は、令和４年４月１日から施行する。
附 則（令和４年６月６日規程第３号）
この規程は、公布の日から施行する。
附 則（令和４年10月17日規程第４号）
この規程は、公布の日から施行する。
附 則（令和５年12月６日規程第９号）
（施行期日）
この規程は、公布の日から施行する。
別表１（第39条関係）
保存期間の区分 | 左欄の区分に属する文書 |
第１種（永年） | １．歴史の資料となるもの ２．予算書及び決算書 ３．村広報 ４．地籍の変更及び家屋の評価に関するもの ５．その他永年保存する必要があると認められるもの |
第２種（30年） | １．村議会議案その他村議会に関する文書で重要なもの ２．村行政の重要施策及び運営の基本方針の決定に関するもの ３．行政代執行に関する文書で重要なもの ４．訴訟に関する次に掲げる文書 (１)訴訟の提起に関する文書 (２)訴訟における主張又は立証に関する文書 (３)判決書又は和解調書 ５．条例、規則、告示、訓令、訓、達、指令に関する次に掲げる文書。ただし、上位法改正に伴う例規改廃等定型的な例規の改廃を行った場合はこの限りではない。 (１)立案の検討に関する文書 (２)条文案の審査の過程が記録された文書 (３)制定又は改廃のための決裁文書 (４)解釈又は運用のための基準の設定のための決裁文書 ６．褒賞及び儀式に関する文書 ７．職員の採用、進退及び懲戒に関する文書 ８．公有財産の取得、管理及び処分に関するもので重要なもの ９．許認可等の行政処分をするための決裁文書その他許認可等の行政処分に至る過程が記録された文書であって、その処分の効果が10年を超えて存続するもの 10．その他10年を超えて保存する必要があると認められるもの |
第３種（10年） | １．村議会に関するもの ２．予算、決算及び出納に関するもので重要なもの ３．事業計画の策定等主務課室の事務事業の基本に関するもの ４．土地収用決裁及び行政代執行に関するもの ５．条例、規則、告示、訓令、訓、達、指令に関する文書であって、第２種に掲げる文書でないもの ６．村が実施する統計又は研究に関するもので重要なもの ７．租税その他各種公課に関するもの ８．外国人登録に関する文書で重要なもの ９．許認可等の行政処分をするための決裁文書その他許認可等の行政処分に至る過程が記録された文書であって、その処分の効果が５年を超え10年以下の期間存続するもの 10．不服申立に関する文書 11．その他５年を超え10年以下の期間保存する必要があると認められるもの |
第４種（５年） | １．予算・決算及び出納に関するもの ２．外国人登録に関する文書で第３種以外のもの ３．財産及び公の施設に関するもの ４．文書の発受に関するもの ５．答申、建議等に関するもの ６．主務課室が所管する事務の執行に関するもので次に掲げる文書 (１)事業の方向性を定める意思決定等重要な意思決定をした場合の決裁文書又はその過程を記録した文書 (２)上記の意思決定に関し、重要な根拠となった資料 (３)事業の結果を記録した文書 (４)その他事務の執行に関する文書で重要なもの ７．許認可等の行政処分をするための決裁文書その他許認可等の行政処分に至る過程が記録された文書であって、その処分の効果が３年を超え５年以下の期間存続するもの ８．その他３年を超え５年以下の期間保存する必要があると認められるもの |
第５種（３年） | １．消耗品及び材料に関するもの ２．調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの ３．給与に関するもの ４．照会、回答その他往復文書に関するもの ５．村の後援又は共催に関するもの ６．研修会、説明会への出席に関するもの ７．許認可等の行政処分をするための決裁文書その他許認可等の行政処分に至る過程が記録された文書であって、その処分の効果が１年を超え３年以下の期間存続するもの ８．その他１年を超え３年以下の期間保存する必要があると認められるもの |
第６種（１年） | １．第１種から第５種以外のもので、おおむね次に掲げるもの (１)出勤、遅参、早退、休暇、出張等の届に関するもの (２)欠勤、忌服、身分、住所等の届に関するもの (３)日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの (４)消耗品受払に関する特に軽易なもの (５)軽易な照会、回答その他の文書 (６)処理を終わった一時限りの願い届及びこれに関するもの |
別表２（第12条、第35条第２項関係）
| 収受記号 | 発送記号 |
総務企画課 | 受付総企第 | 西総企第 |
出納室 | 受付出納第 | 西出納第 |
地方創生推進室 | 受付地創第 | 西地創第 |
保健福祉課 | 受付保福第 | 西保福第 |
産業観光課 | 受付産観第 | 西産観第 |
建設課 | 受付建第 | 西建第 |
人事 | 受付人事第 | 西人事第 |
様式（省略）